Der historische Ursprung von Strategie stammt – wie so oft – aus der Kriegsführung. Der Begriff „Strategie“ leitet sich aus dem Griechischen „stratos“ = Heer und „agos“ = Führer ab. Die strategische Kriegsführung galt als die „hohe Schule“ der Militärwissenschaft. So wie Strategiearbeit im Unternehmertum auch die hohe Schule des Managements ist. Es bestehen zahlreiche Definitionen von Unternehmensstrategie in der Literatur. Was diese jedoch eint ist die mittel- und langfristige Ausrichtung der Planung, mit dem Unternehmensziele erreicht werden sollen und der wirtschaftliche Erfolg zu gesichert wird. Und genau in diesem längerfristigen Fokus liegt die Schwierigkeit. Für den Vordenker und Managementberater Fredmund Malik ist Strategie daher der richtige Umgang mit einem nicht zu beseitigenden Mangel an Wissen. Man könnte auch sagen – umso längerfristiger der Planungshorizont, desto unklarer das Bild. Gleichzeitig gilt es jedoch, im Hier und Jetzt zu aus einer unendlichen Wahl an Handlungsalternativen die passenden auszuwählen. Oder wie es Peter Drucker schon sagte: 

Ein Strategie Workshop kann als Format außerhalb des regulären Tagesgeschäfts, in dem sich eine Gruppe von Menschen voll und ganz auf die Unternehmensstrategie fokussieren kann, verstanden werden. Je nach aktueller Herausforderung und Zielsetzung, können die tatsächlichen Themen von der Formulierung von Unternehmensleitbildern, der Definition von Geschäftsfeldern und der Entwicklung neuer Geschäftsideen bis hin zu kompletten Neuausrichtungen reichen. Was auch immer der Zweck des Workshops ist – es handelt sich immer um ein kollaboratives Format, bei dem unterschiedliche Stakeholder gemeinsam an der Ausrichtung des Unternehmens oder der Organisation arbeiten. Das führt uns unweigerlich zur Frage: Wer sollte bei einem Strategie Workshop dabei sein? Die Antwort auf diese Frage hängt in erster Linie wiederum von der Ausrichtung und Zielsetzung des Formats ab. Ein Beispiel: Wird die übergeordnete Unternehmensstrategie behandelt und es sollten demnach entsprechende Entscheidungen getroffen werden, muss die Gruppe Geschäftsführung bzw. C-Level-Management umfassen. Soll eine Abteilung jedoch neue Schwerpunkte, Rollen und Regeln der Zusammenarbeit definieren, so werden natürlich die Teammitglieder eingeladen. Gilt es in einem dritten Beispiel die kollektive Intelligenz des Unternehmens bei der Entwicklung neuer Ideen zu nutzen und möglichst viele Menschen partizipativ mit auf den Weg zu nehmen, so wird die Einladung vermutlich an das gesamte Unternehmen versendet. Entscheidend ist also sich über die Zielsetzung im Klaren zu sein und sich im Anschluss die Frage zu stellen, welche Personen einen Beitrag dazu leisten können.

 1.Klarheit (wirklich!) über die Zielsetzung schaffen

Jeder erfolgreiche Workshop hat zu Beginn ein klar definiertes Ziel. Bevor es möglich ist das Format und die Umsetzung zu konkretisieren, solltest du dir nochmal folgende Fragen stellen:

• Warum planen wir ein Strategie Meeting?
• Was wollen wir damit erreichen?
• Was soll der Output und Outcome sein?
• Wer soll aus den Ergebnissen des Workshops profitieren?

Hier ein Beispiel: Ein mittelständisches Industrieunternehmen will seine Unternehmensstrategie anpassen. Treiber dafür sind die technologischen Entwicklungen und neuen Rahmenbedingungen am Markt. Output soll eine gemeinsam entwickelte Vision mit Ausrichtung für 5 Jahre sein, die mittels Handlungsfeldern und strategischen Initiativen operativ umgesetzt werden soll. Outcome daraus könnten eine Kommunikationsgrundlage für die Belegschaft, sowie Leitplanken und Fokus im Tagesgeschäft sein.

2. Agenda und Workshop-Design entwickeln

Eine klar und stimmig formulierte Agenda ist die Grundlage für einen fokussierten Workshop. Dabei hilft das Prinzip “over prepared, but understructured” aus dem Art of Hosting. Bedeutet also, das Format sollte bereits zu diesem Zeitpunkt bezüglich Prozess und Methodeneinsatz sehr detailliert vorbereitet sein. Bei der Umsetzung vor Ort sollte man gleichzeitig auch die nötige geistige Flexibilität mitbringen und den Ablauf gegebenenfalls auf Dynamiken anpassen. Die schriftliche Agenda sollte nehmen allen wesentlichen Angaben wie Datum, Zeit und Ort (Tipp: Anfahrt bei externen Räumlichkeiten nicht vergessen!) auch die Zielsetzung sowie den geplanten Ablauf beinhalten.

3. Teilnehmer:innen (frühzeitig) einladen

Besteht ein klares Bild in Bezug auf Zielsetzung und Vorgehen, sollten jetzt die gewünschten Teilnehmer:innen innerhalb der zuvor definierten Zielgruppe eingeladen werden. An der Stelle sei nochmal erwähnt, das es überaus wichtig ist, dass alle Beteiligten genau wissen warum der Workshop abgehalten wird und was die erwarteten Ergebnisse sind. Umso klarer das im Vorfeld kommuniziert wird, desto fokussierter und motivierter erscheint der Teilnehmerkreis zum Termin. Je nach Kontext sollte die Einladung mindestens 6 bis 12 Wochen vor dem Termin versendet werden. Idealerweise wird hier auch eine Ansprechperson inklusive Kontaktdaten für etwaige Rückfragen angegeben.

4. Erhebung und Analyse von relevanten Daten

Um die gemeinsame Workshop-Zeit effizient nutzen zu können, sollten bereits im Vorfeld relevante Daten erhoben, analysiert und aufbereitet werden. Je nach Kontext, können das Informationen zu relevanten Trends und Umweltfaktoren, betriebswirtschaftliche Kennzahlen, Statistiken oder Einschätzungen der Teilnehmer:innen sein. Für letzteres können wir folgende praxiserprobten Instrumente empfehlen:

• Pulsbefragung: Gerne kombinieren wir einen Strategie-Workshop mit einer zuvor durchgeführten Befragung bzw. mehreren Pulsbefragungen. Insbesondere bei starkem Fokus auf HR-Themen hilft diese datenbasierte Entscheidungsgrundlage.
• Vorab-Interviews: Einzelgespräche mit wichtigen Stakeholdern umd die Lücke zwischen Ist- und Soll-Zustand besser zu verstehen und unterschiedliche Perspektiven bezüglich der strategischen Ausrichtung zu identifizieren.
• “Hausaufgabe”: Manchmal kann es sinnvoll sein, dass Teilnehmer:innen des Workshops im Vorfeld eine Aufgabe erledigen. Beispiele sind die Skizzierung des persönlichen Zukunftsbilds oder die Aufbereitung von Daten aus den jeweiligen Bereichen.
  
  

5. Workshop durchführen und Ergebnisse dokumentieren

Auf los, geht’s los! Die gute Vorbereitung macht sich bezahlt – der Rest ist eine “Live Show”, bei der sich Situationen und Dynamiken jederzeit ändern können. Spätestens jetzt ist ein gut ausgestatteter Methodenkoffer in Kombination mit einem guten Gespür für Menschen und Gruppenprozesse Trumpf. Ein nicht zu unterschätzendes Element ist zudem der Faktor Zeit. Um sich als Gruppe für den Prozess zu öffnen und dem jeweiligen Thema den notwendigen Raum zu geben, muss man auch die ein oder andere “Durststrecke” aushalten können. Diese Geduld wird dann meist mit mehr Kreativität und besseren Ideen belohnt. Die Logik des schnellen und langsamen Denkens hat übrigens Daniel Kahneman sehr schön in seinem Werk beschreiben. Am Ende des Workshops gilt es, die Ergebnisse zusammenzufassen und wichtige Erkenntnisse zu reflektieren. Damit nach der Session nicht alle sofort zurück zum “business as usual” übergehen, sollten unbedingt noch Maßnahmen und Verantwortlichkeiten festgehalten werden:

• Was sind die nächsten Schritte?
• Wer ist dafür verantwortlich?
• Bis wann werden die Aufgaben erledigt?
• Wer informiert die Teilnehmer:innen über den Fortschritt?
  

Es ist überaus wichtig sicherzustellen, dass die Teilnehmer:innen sehen, was gemeinsam im Workshop erreicht wurde und was als nächstes mit den Ergebnissen passiert!

Umsetzungsmaßnahmen und Prozessfortschritt kontrollieren

So zufrieden man nach einem erfolgreichen Strategie-Workshop zurecht sein kann – jetzt geht die “eigentliche” Arbeit erst los. Gute Strategie­arbeit sollte nie retrospektiv, sondern stets laufend evaluieren. Die “Projekt-Owner” sollten den Prozess aktiv begleiten und den Fortschritt konsequent kontrollieren. Unter Umständen machen bei umfangreicheren Prozessen auch Follow-Up-Workshops Sinn. 

Feuer gefangen? Hier als Starthilfe unser Workshop-Canvas zum kostenfreien Download: